Com organitzar un esdeveniment corporatiu pas a pas
Organitzar un esdeveniment corporatiu requereix molt més que reservar un espai i reunir els convidats. Per aconseguir que un esdeveniment sigui professional, fluid i memorable, és necessari coordinar diferents elements: objectius, pressupost, ubicació, proveïdors, producció audiovisual, decoració, il·luminació, so, escenografia, càtering, personal tècnic i experiència dels assistents.
Si estàs buscant com organitzar un esdeveniment corporatiu a Barcelona, comptar amb una agència professional d’esdeveniments i producció audiovisual pot simplificar considerablement tot el procés.
A AlquilarSonido Eventos, treballem en l’organització i producció tècnica d’esdeveniments corporatius i privats a Barcelona, oferint solucions integrals que inclouen so professional, il·luminació, pantalles LED, videoprojecció, escenaris, estructures Truss, microfonia, streaming i assistència tècnica.
L’objectiu és senzill: que l’organitzador pugui centrar-se en els convidats, els continguts i els objectius de l’esdeveniment mentre un equip professional s’ocupa de la part tècnica i logística.
1. Definir l’objectiu de l’esdeveniment
El primer pas per saber com organitzar un esdeveniment correctament és definir què es vol aconseguir.
Un esdeveniment corporatiu pot tenir objectius molt diferents:
- Presentar un nou producte.
- Organitzar una conferència.
- Celebrar un congrés.
- Presentar els resultats de l’empresa.
- Organitzar una gala o entrega de premis.
- Realitzar una reunió comercial.
- Celebrar un aniversari empresarial.
- Organitzar un team building.
- Crear una acció de màrqueting experiencial.
- Presentar una nova marca.
- Organitzar una fira o exposició.
- Crear un esdeveniment per a clients o empleats.
L’objectiu determinarà pràcticament totes les decisions posteriors: ubicació, format, nombre d’assistents, durada, pressupost i necessitats audiovisuals.
Per exemple, una presentació de producte pot necessitar una gran pantalla LED i una il·luminació escènica especialment dissenyada per destacar el producte, mentre que un congrés necessitarà principalment una bona microfonia, un so perfectament intel·ligible, pantalles i sistemes de presentació.
2. Establir un pressupost realista
Un dels errors més habituals a l’hora d’organitzar esdeveniments és establir un pressupost sense tenir en compte tots els costos tècnics i logístics.
El pressupost hauria d’incloure, entre altres:
- Lloguer de l’espai.
- Càtering.
- Producció audiovisual.
- So.
- Il·luminació.
- Pantalles LED.
- Videoprojecció.
- Escenari i tarimes.
- Estructures Truss.
- Personal tècnic.
- Transport.
- Muntatge i desmuntatge.
- Decoració.
- Fotografia i vídeo.
- Streaming.
- Personal de suport.
Treballar amb una empresa que pugui oferir diferents serveis audiovisuals permet optimitzar el pressupost i evitar contractar múltiples proveïdors per a cada element.
A AlquilarSonido disposem de material audiovisual propi, cosa que permet reduir intermediaris i oferir pressupostos competitius i adaptats a les característiques de cada projecte.
3. Escollir la ubicació adequada
Barcelona ofereix una gran varietat d’espais per a esdeveniments.
A Barcelona es poden organitzar esdeveniments en:
- Hotels.
- Centres de convencions.
- Recintes firals.
- Sales de reunions.
- Restaurants.
- Espais industrials.
- Rooftops.
- Museus.
- Showrooms.
- Espais per a esdeveniments MICE.
L’elecció del lloc s’ha de fer tenint en compte no només la seva capacitat, sinó també les seves possibilitats tècniques.
Abans de confirmar un espai, és recomanable comprovar on s’instal·laran els altaveus, les pantalles, els projectors, l’escenari, la il·luminació i les estructures.
4. Dissenyar la producció audiovisual
La producció audiovisual és un dels elements fonamentals de qualsevol esdeveniment professional.
Una producció adequada pot incloure:
So professional
El sistema de so s’ha d’adaptar a la mida i les característiques de l’espai.
Pot incloure:
- Altaveus professionals.
- Subwoofers.
- Monitors.
- Taules de mescles.
- Processadors digitals.
- Micròfons sense fil.
- Micròfons de solapa.
- Micròfons de diadema.
- Micròfons de mà.
En una conferència, la prioritat serà la intel·ligibilitat de la veu. En una festa corporativa amb DJ, serà necessari un sistema diferent, amb més capacitat per reproduir música.
Il·luminació
La il·luminació permet crear diferents ambients i reforçar la identitat visual de l’empresa.
Depenent de l’esdeveniment, es poden utilitzar:
- Focos LED.
- Moving Heads.
- Wash.
- Beam.
- Spot.
- Blinders.
- Il·luminació arquitectònica.
- Il·luminació decorativa.
- Control DMX.
Una il·luminació ben dissenyada també millora considerablement les fotografies i els vídeos de l’esdeveniment.
Pantalles LED i videoprojecció
Les pantalles LED són especialment útils per a:
- Presentacions corporatives.
- Llançaments de producte.
- Congressos.
- Fires.
- Branding.
- Vídeos corporatius.
- Esdeveniments híbrids.
També es poden utilitzar projectors professionals quan les característiques de l’espai i del contingut ho requereixen.
5. Planificar l’escenari i l’escenografia
L’escenari és un dels principals punts d’atenció d’un esdeveniment corporatiu.
Depenent del format, es pot instal·lar:
- Escenari modular.
- Tarima.
- Passarel·la.
- Faristol.
- Fons d’escenari.
- Pantalla LED.
- Estructura Truss.
- Il·luminació escènica.
En una conferència, l’escenari ha de facilitar la visibilitat dels ponents. En un llançament de producte, pot convertir-se en el centre d’una posada en escena molt més espectacular.
La planificació s’ha de realitzar conjuntament entre l’agència d’esdeveniments, l’espai i l’equip tècnic.
6. Seleccionar la microfonia adequada
L’elecció dels micròfons és especialment important en congressos, conferències i presentacions.
Els principals formats són:
Micròfons de mà: adequats per a presentacions, entrevistes i preguntes del públic.
Micròfons de solapa: permeten al ponent parlar mentre es desplaça lliurement.
Micròfons de diadema: recomanables per a presentacions dinàmiques.
Micròfons de conferència: ideals per a taules rodones i reunions.
Una planificació professional també ha de tenir en compte micròfons de reserva i les freqüències disponibles per evitar problemes durant l’esdeveniment.
7. Preparar el contingut audiovisual
Abans de l’esdeveniment és fonamental comprovar tots els continguts.
És convenient revisar:
- Presentacions PowerPoint.
- Vídeos.
- Logotips.
- Animacions.
- Música.
- Vídeos corporatius.
- Contingut per a pantalles LED.
- Senyal de vídeo.
- Resolucions i formats.
Un vídeo que funciona correctament en un ordinador no necessàriament tindrà el mateix resultat en una pantalla LED o en un sistema de projecció professional.
Per això, l’equip tècnic ha de realitzar proves abans de l’obertura de portes.
8. Organitzar el muntatge i les proves tècniques
Una de les parts més importants de la producció és el muntatge.
L’equip tècnic ha de comprovar:
- Arribada i descàrrega del material.
- Muntatge de l’escenari.
- Instal·lació d’estructures.
- Instal·lació de pantalles.
- Col·locació dels altaveus.
- Instal·lació de la il·luminació.
- Cablejat.
- Configuració de les taules de mescles.
- Configuració de vídeo.
- Programació de la il·luminació.
- Proves de so.
- Proves de vídeo.
- Assaig general.
A AlquilarSonido oferim instal·lació, configuració i assistència tècnica durant els esdeveniments, permetent que l’organitzador tingui un únic equip tècnic de referència.
9. Comptar amb tècnics durant l’esdeveniment
Tenir equips professionals no és suficient.
Un esdeveniment important ha de comptar amb personal tècnic preparat per solucionar qualsevol incidència.
Depenent del projecte, hi poden intervenir:
- Tècnic de so.
- Tècnic d’il·luminació.
- Tècnic de vídeo.
- Operador de streaming.
- Regidor.
- Coordinador tècnic.
El tècnic pot realitzar ajustos en temps real, controlar les entrades dels ponents, gestionar vídeos, música i il·luminació i solucionar ràpidament qualsevol incidència.
Això és especialment important en congressos, esdeveniments internacionals i presentacions d’alt nivell.
10. Coordinar càtering, decoració i producció
L’experiència de l’assistent no depèn únicament de la tecnologia.
El càtering, el mobiliari, la decoració, la recepció, la senyalització i l’atenció al convidat també formen part de l’esdeveniment.
Per això, la producció s’ha de coordinar amb tots els proveïdors.
Una agència professional pot actuar com a punt de coordinació entre:
- Client.
- Espai.
- Càtering.
- Decoració.
- Producció audiovisual.
- Artistes.
- DJ.
- Tècnics.
- Fotògrafs.
- Videògrafs.
- Personal de protocol.
La coordinació evita retards i redueix els problemes d’última hora.
11. Pensar en l’experiència de l’assistent
Un bon esdeveniment corporatiu ha de ser fàcil de seguir i agradable per als assistents.
Cal pensar en tot el recorregut:
Arribada → recepció → acreditació → benvinguda → presentació → continguts → networking → càtering → entreteniment → tancament.
El so, la il·luminació i les pantalles han d’acompanyar cada etapa.
Per exemple, durant la recepció es pot utilitzar il·luminació ambiental i música de fons. Durant la conferència es prioritza la visibilitat i la claredat dels ponents. Durant el networking es pot canviar la il·luminació i l’ambient musical.
12. Quant costa organitzar un esdeveniment a Barcelona?
No existeix un preu únic per organitzar un esdeveniment, perquè cada producció té característiques diferents.
El pressupost depèn principalment de:
- Nombre d’assistents.
- Durada.
- Ubicació.
- Tipus d’esdeveniment.
- Equipament audiovisual.
- Nombre de tècnics.
- Hores de muntatge.
- Hores de desmuntatge.
- Escenari.
- Pantalles LED.
- Il·luminació.
- So.
- Transport.
- Streaming.
- Necessitats especials.
Per això, per aconseguir preus competitius per a esdeveniments a Barcelona, el més recomanable és sol·licitar un pressupost personalitzat després de definir les necessitats tècniques i logístiques.
A AlquilarSonido treballem amb solucions adaptades al pressupost de cada client, des de petits esdeveniments corporatius fins a produccions de major format. L’empresa també publica diferents packs i tarifes de referència per a determinats serveis, tot i que els projectes integrals es pressuposten segons les seves característiques.
13. Organització d’esdeveniments corporatius a Barcelona
Barcelona és especialment adequada per a congressos, convencions, fires, presentacions i esdeveniments MICE.
A Barcelona es poden organitzar diferents formats d’esdeveniments corporatius i privats, adaptant la producció audiovisual a les característiques de cada espai i als objectius de cada projecte.
És important comptar amb proveïdors que coneguin les necessitats tècniques i logístiques dels esdeveniments i que puguin coordinar el muntatge, la producció i l’assistència tècnica.
14. Per què contractar una agència professional d’esdeveniments?
Organitzar un esdeveniment internament pot requerir una gran quantitat de temps i coordinació.
Una agència professional permet centralitzar moltes d’aquestes tasques i treballar amb un equip que coneix els processos de producció.
A AlquilarSonido oferim organització i producció tècnica integral, a més del lloguer d’equips audiovisuals. Això permet combinar planificació, material, muntatge i assistència tècnica dins d’un mateix projecte.
El resultat és una producció més coordinada i un únic interlocutor per a una gran part de les necessitats tècniques.
Com organitzar un esdeveniment: checklist final
Abans de començar l’esdeveniment, convé comprovar:
☑ Objectius definits.
☑ Pressupost aprovat.
☑ Ubicació confirmada.
☑ Nombre d’assistents previst.
☑ Programa definitiu.
☑ Proveïdors coordinats.
☑ So seleccionat.
☑ Microfonia preparada.
☑ Pantalles o projecció comprovades.
☑ Il·luminació programada.
☑ Escenari instal·lat.
☑ Contingut audiovisual provat.
☑ Personal tècnic confirmat.
☑ Horaris de muntatge i desmuntatge definits.
☑ Pla de contingència preparat.
Organització professional d’esdeveniments a Barcelona
Saber com organitzar un esdeveniment significa entendre que cada detall influeix en el resultat final. La planificació, la producció tècnica i la coordinació entre proveïdors són fonamentals per aconseguir un esdeveniment professional i sense improvisacions.
A AlquilarSonido Eventos oferim solucions per a la organització d’esdeveniments a Barcelona, combinant producció tècnica audiovisual, lloguer de so, il·luminació, pantalles LED, videoprojecció, escenaris, estructures Truss, microfonia i suport tècnic professional.
Treballem tant amb empreses i agències com amb particulars, adaptant cada projecte a l’espai, al tipus d’esdeveniment i al pressupost disponible.
Si estàs preparant un congrés, conferència, presentació de producte, esdeveniment corporatiu, festa privada, casament o qualsevol altre tipus de celebració a Barcelona, pots sol·licitar un pressupost personalitzat i rebre assessorament sobre les necessitats tècniques del teu esdeveniment.
AlquilarSonido Eventos: planificació, producció audiovisual i suport tècnic per convertir una idea en un esdeveniment professional.
